¿Habilitamos un canal de denuncias?

– ¿Podrían explicarnos en qué consiste el Canal de Denuncias y la obligatoriedad o no de su implantación en nuestras obras y actividades?

– Nuestro Código Penal, tras la reforma operada por LO 1/2015, dentro de los requisitos que deben cumplir los modelos de organización y gestión con que deben contar las personas jurídicas (planes o programas de Compliance o Cumplimiento normativo), exige en su Art. 31 bis 5 4º CP que impongan «la obligación de informar de posibles riesgos e incumplimientos al organismo encargado de vigilar el funcionamiento y observancia del modelo de prevención». Estableciendo, así mismo en artículo 31 bis «los deberes de supervisión, vigilancia y control» de toda empresa.

El canal de denuncias es un vehículo o instrumento de comunicación bidireccional, a través del que se gestionará y atenderá cualquier consulta o comunicación formulada por los propios empleados y profesionales de la organización. Su objetivo principal es el de prevenir incumplimientos normativos (contrarios a la ley o al convenio colectivo dentro de las empresas) y conductas poco éticas en el seno de las empresas.

Actualmente, la normativa permite la puesta en marcha de estos canales o sistemas de denuncia siempre que se respeten una serie de principios básicos de protección de datos como la confidencialidad e indemnidad.

Según la Agencia Española de protección de Datos (AEPD) toda empresa que desee poner en marcha un canal de denuncias deberá tener en cuenta aspectos básicos de protección de datos, entre los cuales, se mencionan:

La necesidad de informar a los trabajadores de la existencia, finalidad y funcionamiento del canal,
El respeto al principio de proporcionalidad y limitación de la finalidad por el cual la información obtenida no podrá usarse con una finalidad distinta a la prevista para la puesta en marcha del canal de denuncias.
El acceso a la información se limitará a aquellas personas responsables del control interno y de cumplimiento o al encargado del tratamiento.
Todos los datos se conversarán por tiempo limitado y sólo durante la investigación de los hechos. Serán eliminados transcurridos tres meses desde su introducción en el canal de denuncias.
Deben garantizarse los derechos de acceso, rectificación, supresión y oposición del denunciado, sin que ello implique revelar la identidad del denunciante.
Por otra parte el sistema implantado deberá evaluarse periódicamente con el fin de detectar deficiencias y errores y analizar si los resultados están alineados con la política de cumplimiento normativo de la empresa, en caso de tenerlo.

Entre los canales de denuncias más utilizados en la actualidad podemos encontrar canales de denuncias digitales que permiten a los empleados denunciar irregularidades en línea, a través de una aplicación web; canales de denuncias telefónicas a través de un número accesible y canales de denuncias basados en correos electrónicos.

En cualquier caso, la información de todo el proceso de denuncia quedará documentado por escrito en un informe que incluirá una propuesta de sanción y será remitido al órgano de administración, Comisión de Auditoría y Control, Curia, según se establezca debiendo ponerse los hechos y el informe en conocimiento de la fiscalía o de las autoridades competentes en el supuesto que los hechos sean a priori constitutivos de delito.