La Comunicación interna en una congregación religiosa puede definirse como los mensajes que transmitimos a nuestros públicos más cercanos de la institución y de sus obras para que nuestra identidad y el día a día permee y perdure. Pero, por supuesto, también es escuchar a esos públicos: los grupos de WhatsApp de los padres y madres de nuestros colegios, los trabajadores de nuestros hospitales, qué están diciendo las propias hermanas y hermanos… Escucha cercana, dialogada y presencial, pero también online, con las muchas herramientas gratuitas que ahora nos permiten hacerlo.
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¿Para qué nos sirve esa comunicación interna? En primer lugar, para amarnos más entre nosotros, porque para amar hay que conocerse y para conocerse hay que comunicarse. Y aunque la comunicación interna ha existido siempre en las instituciones religiosas –recordemos las cartas personales entre los fundadores y los miembros de sus congregaciones… ha de ir encontrando cauces para mejorar.
Invito a ver la comunicación interna como una dimensión de la salud anímica de cada uno de los miembros de nuestras instituciones y a descubrir su importancia en la pastoral vocacional generando contenidos que ayuden a los posibles candidatos a hacerse preguntas. Es, asimismo, fundamental para crear sentido de cuerpo en la institución, para ser el pegamento, para generar el sentido de pertenencia, algo íntimamente ligado a la transmisión de nuestra identidad.
Como secretario/a de mi provincia, ¿a quién comunico qué? ¿Quién merece mi mayor atención? ¿Cómo lo hago? ¿Cuándo? Estas son algunas de las preguntas que debieramos hacernos y dialogar con los consejos de gobierno, antes de comunicar.
Comparto algunos consejos prácticos para los secretarios de cara a esa importante comunicación interna:
- No la veas como otra tarea administrativa más. Encuéntrale ese sentido de generar cuerpo apostólico y de afianzar los vínculos.
- Dedica un tiempo a la organización y planificación previa y te ahorrará trabajo: dibuja tu mapa de públicos internos en una diana, consúltalo y vuélcalo en un Excel que clarifique por cada tipo de mensaje qué canal emplear, periodicidad…
- Y para ello, ponte en el lugar de tus públicos internos. Si tu fueras ese público, ¿cómo te gustaría recibir esa información y cuándo?
- Trabaja mucho las bases de datos y ten a alguien que las actualice constantemente.
- Analiza mucho: revisa tus comunicados, mensajes, publicaciones, analiza tus números, ¿qué puede mejorar? ¿Qué herramienta se ha quedado obsoleta? ¿Qué red social debería abrir sí o sí para comunicarme con mis públicos internos?
- Pide ayuda: si no tienes dinero para contratar a alguien profesional y crear vuestra propia Oficina de Comunicación, forma tu propio equipo (fotógrafo, gestor de redes sociales…) con personas de tu entorno a las que se les den bien esas tareas.
- Invierte algo en recursos, si no puedes humanos, en las versiones ‘premium’ de aplicaciones, muchas de ellas son también gratuitas para entidades sin ánimo de lucro. Y si tampoco puedes, al menos, aprovecha los recursos gratuitos que ahora se ofrecen para mejorar toda nuestra comunicación (diseño, creación de vídeos, alertas para el resumen de prensa…).
Y, por último, recuerda que la comunicación de una orden se teje entre todos y cada uno de sus miembros. Así, la forma y la periodicidad en la que difundimos nuestros pensamientos y acciones dentro y fuera contribuyen a generar el discurso comunicativo de la provincia.
