Diario del coronavirus 59: la revolución del teletrabajo

Millones de trabajadores en España hemos realizado un experimento obligado de teletrabajo que es necesario evaluar, pero que supondrá un cambio sustantivo en la cultura laboral, en la economía, en nuestras ciudades y medio ambiente, en las familias y en nuestro estilo de vida. Es un cambio de fondo. El teletrabajo obliga a otros liderazgos y a cuidar explícitamente aspectos como la motivación, la cooperación y el clima laboral. El teletrabajo es la mayor vía para lograr repoblación de la España rural.

Las crisis son el momento para las grandes reformas. Lejos de adoptar estrategias conservadoras para tratar de que pase la tormenta, solo una profunda reforma nos va a permitir superar la crisis e incluso salir reforzados de la misma. Los cambios que la pésima cultura política y administrativa española ha impedido hacer durante décadas, debe ser acometida con decisión ahora. A lo largo de la crisis del 2008, España perdió la oportunidad de hacer dicha Gran Reforma, pero esta crisis del Covid-19 ha tenido un impacto mucho mayor en la conciencia, ha movilizado a la sociedad civil y es de tal gravedad la destrucción que no tenemos más remedio que impulsar un cambio cualitativo. La reconstrucción debe dar medios de supervivencia a quienes sufran esta crisis, pero solo será una verdadera Reconstrucción si cambia los problemas económicos de fondo en nuestra sociedad.

Uno de los problemas estructurales es la cultura laboral. En realidad, es un problema global que ha acentuado peligrosamente el neoliberalismo, que ha desconectado existencialmente a los trabajadores respecto a los proyectos laborales. Una encuesta de la prestigiosa Gallup en junio de 2017 a 160 países, revelaba que sólo el 15% de los empleados a tiempo completo en el mundo se sienten comprometidos con sus trabajos. El 62% de los empleados no están implicados en su trabajo, son infelices, pero drásticamente. El 23% dice que odia su trabajo. Entre la nueva generación de mileniales, el problema se ha agudizado porque exigen una mayor carga de significado y valores a sus carreras y proyectos profesionales.

El teletrabajo puede ser una gran oportunidad para aumentar la productividad, incrementar la satisfacción laboral, ahorrar costes y mejorar ecosocialmente nuestro hábitat. Contra el temor de que puede aumentar el fraude laboral, aislar a la gente y disgregar a los equipos de la empresa, el teletrabajo es una gran oportunidad para ir precisamente en la otra dirección de más productividad, mayor cooperación, mejores relaciones y mejores liderazgos.

Decálogo del teletrabajo

Las malas experiencias que está habiendo con el teletrabajo son porque le aplicamos las mismas reglas del presencialismo: exceso de reuniones y muy largas e ineficaces, y seguimos sin tener una vida equilibrada dedicada a otras actividades. Hoy vamos a pensar sobre esta cuestión, pero voy a comenzar por el final. ¿Qué consejos pueden ayudarnos a que personalmente sea sostenible y satisfactorio el teletrabajo? En estas semanas han aparecido muchos decálogos que nos pueden ayudar. Hay diferentes estilos de teletrabajo dependiendo del tipo de trabajo, tipo de empresa y personalidad del trabajador. Debemos buscar y encontrar el estilo con el que trabajamos mejor. Los diez puntos que me han parecido más importantes por lo que llevamos leído y hablado con la gente son los siguientes, pero el reto está en que cada uno haga su reflexión y escriba su propio decálogo a aplicar en el próximo año.

Gestiona mejor tu agenda. El trabajo presencial nos marca la agenda, pero el teletrabajo requiere de una mucho mejor autogestión. En el trabajo remoto se procrastina (aplazar cosas incómodas) mucho más y es necesario mayor disciplina de agenda. Lo mejor es hacer lo menos agradable o peor a primera hora del día. Hay un libro que llama “¡Tráguese ese sapo!” que es útil. Teletrabajar requiere una continua reflexión personal sobre nuestra actividad. Mejor si es con otros.

Reuniones con plan de trabajo, objetivos y tiempo limitado. Cuando convoques o se convoque una reunión de trabajo propón que tenga orden del día, objetivos, tiempo limitado y una breve evaluación de la misma. Pide que se implementen los “Métodos Ágiles”en tu organización. Verás que tienen impactos en mejora de las reuniones y del trabajo en equipo, mucho más concreto y eficaz trabajo grupal, reduce el formalismo, la burocracia y exceso de documentación, mejora la relación con el cliente/usuario, da mayor papel a los procesos personales, centra en lo esencial y simplifica, y ahorra tiempo en todos los

El teletrabajo aumenta sustancialmente el tiempo de atención a cada cliente, usuario o estudiante, a la vez que la mejora al hacerla más personal y disponible. Por eso no se puede hacer el mismo tipo de actividad. Es insostenible corregir todos sus trabajos, por ejemplo, porque se necesitaría un grupo de asistentes que ayudara. Si la organización no redimensiona el trabajo que supone la atención personal, el queme del profesor y la satisfacción del cliente están asegurados.

Crea relaciones únicas con cada uno de tus compañeros basadas en aficiones, interés por sus familias, preocupaciones compartidas, etc. Cita encuentros concretos para compartir comida, café, paseo, etc. Organiza eventos de grupo con gente del trabajo. La mensajería instantánea como WhatsApp puede ayudar mucho a mantener esa red. A la vez, evita o silencia chats informales grupales y los envíos de entretenimiento (videos, memes, etc.) durante el trabajo. No tengas activas las redes sociales a menos que sean importantes para tu desempeño profesional.

Haz una pequeña inversión y reforma para adaptar el espacio de trabajo en casa. Hay mobiliario adoptado muy bueno. Incluso se puede combinar la casa con el alquiler de un espacio de co-workinga menos de quince minutos andando de tu casa. Empresas como la española Actiu han liderado la creación de espacios de trabajo en el hogar y ofrece muchos consejos y opciones innovadoras. Se llegan a fórmulas sorprendentemente eficaces incluso en viviendas pequeñas mediante un color distinto o adhesivos en ese trozo de pared, pantallas móviles de color que aíslan, modos de luz que concentran, etc. Es todo un mundo.

Ten plantas para cuidar cada día. Macetas o un pequeño jardín ayudan al estilo de vida. Haz recreos de 15 minutos cada tres horas, pero no veas la televisión. Dedica cada día un tiempo a orar o meditar, y ten siempre a mano un libro de poesía. Te va a ayudar a concentrarte, trascender, ahondar e inspirarte.

Programa tu ejercicio físico, prepara bien las cinco comidas para impedir a la nevera con frecuencia y ten siempre agua cerca. Hay quien contrata alimentación por encargo para toda la semana que programa las cinco comidas y la lleva cocinada a casa.

Compromiso ciudadano y de barrio. Compra local, social y ecológico. Evita las tiendas neoliberalizadas(24 horas/7 días con empleos precarios, productos de baja calidad y sin inserción vecinal). Haz tu red de tiendas de confianza. Comprométete como activista o voluntario en al menos una causa e implícate localmente a través de la parroquia o redes vecinales.

Programa vida familiar. Un problema es que el teletrabajo toma todo el tiempo doméstico. Un efecto positivo es que “quedas” con las personas que vives para actividades concretas.

Busca un curso o proceso de formación para desarrollarte profesionalmente y ten un coach o entrenador profesional personal con quien hablar al menos una vez al mes en clave de acompañamiento y desarrollo.

Aumentar el teletrabajo

España necesita expandir el teletrabajo. En 2018, en España lo hacía el 7%, mientras que en la Unión Europea es un 17% de la masa laboral y en Estados Unidos alcanzaba al 20%. España es de los países laboralmente más rígidos, menos productivos y con peor conciliación laboral-familiar de Europa. En 2019, el Instituto Kaizen diagnosticaba que pocas empresas estaban preparadas para dar ese salto al teletrabajo y el IDG Research decía que las grandes empresas solo creían que podría trabajar el 10% de su plantilla.

Eso es lo que ha variado sustancialmente: la conciencia de su factibilidad y la disposición en invertir en digitalización para hacerlo posible. Una encuesta de Gartner durante la pandemia muestra que el 74% de los directivos de empresas tiene la intención de que un 5% más de sus trabajadores pase a régimen de teletrabajo y casi el 25% quiere que sea un 20% de su plantilla.

Ahorros sustanciales del teletrabajo

La crisis que vivimos necesita reducir los costes empresariales y sociales. En Estados Unidos, teletrabajar un día a la semana supone un ahorro de 8.537 dólares anuales por trabajador que lo haga. En Estados Unidos, por cada día de teletrabajo de los 43 millones de personas con empleos que pueden trabajar a remoto, el país ahorra 772 millones de dólares: 185 millones de ellos son por ahorro de barriles de petróleo y 93 millones por los 775 accidentes diarios que no se producen. Se quitan 77.000 automóviles todo el año y se eliminan 423.000 toneladas de gases de efecto invernadero. El impacto en salud pública que tiene la reducción de polución también permite ahorros sustanciales en gasto sanitario. El teletrabajo reduce sustancialmente el estrés diario. Cada español gasta 17 horas anuales detenido en atascos y en ciudades grandes como Madrid aumenta a 42 horas anuales. No tener que usar diariamente el automóvil hace que muchas personas prescindan del gasto de coche y asuman transporte público -en sus distintas opciones, incluido el vehículo compartido. Con datos de 2019, cada coche cuesta de media 4.069 euros anuales (suma financiación prorrateada del automóvil, mantenimiento, combustibles, aparcamientos, etc.).

Un estudio del Kaizen Institute en 2019, calculó que un teletrabajo que suponga del 20-30% de trabajo remoto, supone un ahorro del 30% en infraestructuras para las empresas. De hecho, durante la pandemia, ya el 13% de los directivos afirman haber reducido sus gastos inmobiliarios, según la encuesta de Gartner, sin que todavía se hayan aplicado reducciones definitivas.

Preparados para el teletrabajo

Una encuesta de Randstad en 2019 ponía de manifiesto que el 68,6% de empleados españoles quería teletrabajar, pero su empresa no lo permitía por miedo al impacto sobre la productividad. Esto ha cambiado. Una encuesta de Brain (realizada la primera semana de mayo de 2020) muestra el impacto en España de la masiva experiencia de teletrabajo durante la pandemia. El 68% de los trabajadores afirma ser igual o más productivo trabajando en remoto, el 51% prefiere el teletrabajo (el 25% prefiere presencial) y el 40% afirma que dedica más horas que presencialmente y de modo más eficaz. Otro estudio de la agencia AxiCom muestra que el 61% no desconecta del trabajo, sino que está más pendiente de él, aunque sea de modo discontinuo a lo largo del día y la semana. El 57% alarga la jornada laboral hasta el final del día, aunque de un modo flexible. Reduce el absentismo laboral (se reduce un 31%) y la siniestralidad. El 63% echa de menos socializar con los compañeros y el ambiente social del centro de trabajo. El mayor problema del teletrabajo son la soledad y la motivación, pero el teletrabajo puede ser parcial, combinando presencialidad y tiempo remoto.

Según AxiCom, el 80% de los trabajadores se han adaptado bien al teletrabajo, incluso en muchos de los empleos que requieren atención al público. La relación por videoconferencia con el cliente aumenta la disponibilidad, incrementa la personalización y confianza, la accesibilidad, aumenta los horarios de atención, fideliza al cliente, aumenta la satisfacción de quien atiende, y ahorra desplazamientos.

La satisfacción aumenta hasta el 90% entre quienes son padres de hijos menores por el beneficio para la conciliación. El 93% de los trabajadores quiere mantenerlo. Eso significa un aumento del trabajo por objetivos. El 86% ahorra sustancialmente en desplazamientos, el 44% aumenta la conciliación familiar-laboral, el 31% mejora su alimentación y el 63% aprovecha más el tiempo que en los centros presenciales. Incluso quienes tienen niños menores de 12 años aprovechan más el tiempo (67%). Además, esos padres valoran todavía más la conciliación (71%) y ahorran más en desplazamientos (89%). La reducción de estrés, incremento en la conciliación y aumento de productividad, invitan a adentrarnos con decisión en el teletrabajo.

Un problema de confianza

La razón principal para implementar el teletrabajo es la desconfianza social, que en España es de las más altas del mundo. Sabemos que España es el país europeo en el que los ciudadanos tienen menor confianza en las instituciones y el tercero más bajo de Occidente. Los empresarios y directivos creen que el teletrabajo puede aumentar el absentismo. En realidad, en España, el indicador de que se trabaja es la presencia física, pero bien sabemos que estar en un lugar no significa que la gente esté trabajando. La proximidad física da la sensación de control, pero no es así en absoluto. Trabajar por objetivos es lo único que permite medir la eficacia y progreso del trabajo y eso se puede hacer remotamente.

Creemos que el contacto físico diario con compañeros de trabajo puede aportar un grupo de amigos en el que confiar y que pueden ser un apoyo cotidiano, pero ¿es así actualmente? También es verdad que la soledad en los centros de trabajo no deja de aumentar.

El presencialismo no crea automáticamente buenas relaciones

El 45% de los trabajadores españoles está desmotivado en su empleo, somos los menos motivados de Europa. Según una encuesta de Steelcase en 2016 en 17 países, el grado de compromiso de los trabajadores está relacionado con la satisfacción en su espacio de trabajo. España era el lugar donde los trabajadores está menos satisfecho con sus lugares de trabajo: el 23% frente al 38% de alemanes o el 40% de estadounidenses. España, además, sigue el modelo de oficinas pupitre: el 62% de trabajadores españoles sigue sujeto a este modelo, frente al 49% en el resto de los países encuestados.

España exhibe el orgullo de tener una alta sociabilidad natural que lleva a que creamos que en la calle y todos los lugares desarrollemos espontáneamente una intensa relación con los demás. Sin embargo, esa autoconfianza está cada vez menos justificada. Por ejemplo, el Informe Steelcase muestra que el 70% de trabajadores españoles afirman que en su centro de trabajo pueden socializar y relacionarse con sus colegas. En el conjunto de países alcanza el 75%. España está por debajo de la media. Sobrevaloramos la capacidad de socialización de las oficinas. El 56% de españoles dice que sí se puede concentrar en su puesto de trabajo, mientras que la media de los países de Steelcase es del 66%. El 47% de españoles decía que podía compartir proyectos y conocimientos con los compañeros, mientras que la media en el conjunto de países es del 61%. En conclusión, el presencialismo de la cultura laboral española no está consiguiendo aumentar la cooperación, la sociabilidad ni la concentración en el trabajo. Solamente dirigir acciones específicas a ello va a lograr que mejoremos y el teletrabajo obliga a ello.

Los engaños del presencialismo

Damos por supuesto muchas cosas por el mero hecho del presencialismo. Pensamos que crea equipo, pero también provoca conflictos a los que, además, nunca se da ningún tratamiento. ¿Cuántos procesos de reconciliación conocemos que se hayan hecho por parte de Recursos Humanos o de directivos en un centro de trabajo entre compañeros o equipos peleados? La pérdida de tiempo en los trabajos presenciales es extraordinaria y está totalmente justificada porque no se mide por objetivos sino por horas de presencia. Además, no hace falta recordar que conspirar contra el jefe o compañeros no es trabajar.

El teletrabajo obliga a un tipo diferente de jefe, que no puede imponer su poder por un tipo de presencia, sino que necesita liderar de otro modo que motive al personal, vincule a la gente en proyectos compartidos y dé método para todos los retos. Técnicamente, tiene que ser un mucho mejor jefe, mientras que España ser jefe tiene que ver más con el poder que con el liderazgo.

Otro enfoque de los Recursos Humanos

En realidad, el teletrabajo nos hace conscientes de problemas y desafíos. Es necesario dedicar tiempos a la sociabilidad y amistad, es necesario dedicar tiempos y método a la creación colectiva, y es necesario intervenir explícitamente en la creación de equipo, cultura corporativa y motivación y compromiso. Desde luego la presencia no garantiza el compromiso ni asunción de la cultura corporativa, como demuestra que en todo el planeta esté avanzando a pasos agigantados el problema de la desimplicación o desengagement. Algunos de esos problemas son ya profundos en la cultura laboral, pero por el presencialismo no tomamos conciencia de ellos y no tomamos medidas. El teletrabajo obliga a intervenir en ellos.

El teletrabajo no impide ningún tipo de actividad presencial que se programe, sino que, por el contrario, nos centra a todos cuando se participa en ella, se convierte en algo extraordinario y específico. Si no, la cooperación, el sentido de equipo y la unión a la empresa se cree que son productos naturales de la convivencia física.

Se suele afirmar que el teletrabajo puede suponer problemas para la construcción de equipos, la motivación personal y la creación colectiva. Tiene desafíos que es necesario superar. Por ejemplo, contra la soledad, se pueden programar encuentros presenciales entre compañeros destinados a construir equipo, o crear procesos de desarrollo personal compartido con otros trabajadores. Además, el teletrabajo permite aumentar la formación continua con otra gente y la movilidad de los trabajadores para hacer experiencias de aprendizaje en otros equipos.

Es fácil imaginar que los trabajadores dedican una actividad semanal solo y explícitamente a sociabilizar con una comida compartida o saliendo juntos por la ciudad para una actividad de esparcimiento. Además, los departamentos de Recursos Humanos son todavía primitivos en nuestro país: deberían ser Equipos de Desarrollo Personal y Comunitario. Se podría mejorar el mentoring, las acciones de motivación y desarrollo personal. Por ejemplo, se podría contar con un grupo de desarrollo profesional formado con gente que no pertenezca a tu empresa y sí al sector, de modo que uno tenga un mejor acompañamiento. Al contrario de lo que se cree que falsamente aporta el presencialismo, el teletrabajo aumenta la colaboración.

Ciudades de 15 minutos

El teletrabajo pluraliza el mapa relacional de las personas. El teletrabajo permite una vida socialmente más diversa y equilibrada porque permite participar más fácilmente en reuniones de la sociedad civil, del barrio, facilita la construcción vecinal, aumenta la relación con los comercios locales, aumenta sustancialmente el tiempo y calidad de hogar y facilita la relación con toda la red familiar, especialmente los cuidados a los mayores. El teletrabajo es una pieza clave para el cambio del modelo residencial de las personas mayores, a un modelo que no suponga el desarraigo de la comunidad natural de las personas y aumente la atención domiciliaria.

El teletrabajo será una aceleración hacia el modelo de Ciudades de 15 minutos que promueve Anne Hidalgo, alcaldesa de París: que todo ciudadano pueda conseguir satisfacer sus necesidades cotidianas a un máximo de 15 minutos andando, que tiene un impacto masivo en la creación y sostenibilidad del pequeño comercio de barrio y sobre la salud al aumentar el consumo de producto fresco. Las ciudades de 15 minutos son un revulsivo para la creación empresarial, la logística global/local y la transformación de la estructura económica pues crea un empleo de mayor calidad.

El teletrabajo supone una reestructuración de negocios que, en general, equilibran más los sectores. Disminuye la producción automovilística -España depende mucho de ella-, la red de restauración porque la gente come en casa (España depende también demasiado del empleo de hostelería) y la construcción y mantenimiento de grandes espacios de oficina (España depende mucho de esa gran construcción).

En cambio, emergen otros muchos negocios. Todo el tejido productivo se ve obligado a la transformación digital y a la industria 5.0. Aumenta la formación y eso eleva la cualificación de los recursos humanos en España (que es demasiado baja) y la gente tiene más tiempo para el gasto de barrio, invierte más en sus entornos domésticos y resurgen todos los negocios que permite la conciliación -por ejemplo, las pequeñas librerías.

Tras la pandemia, los trabajadores tienen ya la disposición al trabajo remoto. El reto está en el desarrollo de los departamentos de recursos humanos y la aceleración de la cultura digital.